Herausforderungen

Die Ambit Group, ein Digital Business Enabler mit Standorten in der Schweiz, Deutschland, Österreich, Rumänien und Singapur, sah sich mit zunehmender Komplexität bei der Verwaltung der Microsoft 365 Zusammenarbeit konfrontiert. Mit einer wachsenden Zahl an Teams, SharePoint-Websites und Gastkonten benötigte das Unternehmen eine skalierbare Lösung, um die Kontrolle zu behalten und die IT zu entlasten.

Zentrale Herausforderungen:

• Wachsender administrativer Aufwand für die IT
• Fehlende einheitliche Governance über Arbeitsbereiche hinweg
• Kein effektives Lebenszyklusmanagement mit Microsofts Standardfunktionen
• Ansammlung inaktiver und ungenutzter Ressourcen
• Eingeschränkte Sichtbarkeit und Kontrolle für Ressourcenbesitzer

Lösungen

Um diese Herausforderungen zu meistern, arbeitete die Ambit Group mit Experts Inside zusammen und implementierte EasyLife 365 Collaboration. Die Lösung ermöglichte:

• Regelmäsige Überprüfungen von Nutzung und Zugriff, bei denen Besitzer bestätigen, ob Ressourcen noch benötigt werden und die Berechtigungen aktuell sind
• Klare Verantwortlichkeiten, indem Governance-Aufgaben direkt an Ressourcenbesitzer übertragen wurden – das reduzierte die IT-Last und erhöhte die Transparenz
• Automatisches Aufräumen inaktiver oder ungenutzter Teams und SharePoint-Websites durch Archivierung oder Löschung bei ausbleibender Rückmeldung
• Standardisierte Vorlagen und automatisierte Lebenszyklen, die eine konsistente Einrichtung von Arbeitsbereichen sicherstellen und regelmässige Überprüfungen durchsetzen
• Schnelle Einführung durch einen Fast-Track-Rollout und eine intuitive Oberfläche in Teams – unterstützt durch klare Dokumentation

Ergebnisse

Mit EasyLife 365 Collaboration hat die Ambit Group ihre Governance für die Zusammenarbeit grundlegend verändert und folgende Erfolge erzielt:

• Stärkere Compliance und bessere Kontrolle über Lebenszyklen in Microsoft 365 durch durchgesetzte Governance-Regeln und regelmässige Reviews
• Deutliche Reduktion der IT-Belastung durch Automatisierung der Zusammenarbeit und Verlagerung der Verantwortung auf die Fachbereiche
• Aufgeräumte, gut strukturierte Arbeitsbereiche dank automatischer Archivierung ungenutzter Ressourcen
• Volle Sichtbarkeit und Kontrolle für Ressourcenbesitzer, die ihre Teams und SharePoint-Websites eigenständig verwalten können