Herausforderungen

Die sfb Höhere Fachschule für Technologie und Management zählt zu den grössten höheren Fachschulen der Schweiz. Sie bietet seit über 50 Jahren praxisorientierte, berufsbegleitende Ausbildungen in Technik und Wirtschaft an – verteilt auf zehn Standorte. Als Non-Profit-Organisation mit begrenzten Ressourcen setzt sfb auf Microsoft 365 als integrierte digitale Lernumgebung. Mit der schnellen Einführung und mehr als 1.500 Teams für Module und Klassen benötigte die Institution eine skalierbare Governance-Lösung, die Qualität und Sicherheit gewährleistet, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu verursachen.

Wesentliche Herausforderungen waren:

• Sichere und regelkonforme Lernräume bereitstellen, während Teams- und SharePoint-Umgebungen rasant wachsen
• Eine “Best-of-Breed" und automatisierungsfreundliche Umgebung erhalten, ohne teure individuelle Eigenentwicklungen
• Eine konsistente Struktur über mehr als 1.500 Kurs-Teams hinweg sicherstellen
• Langfristige Unübersichtlichkeit und Komplexität vermeiden, die hohen manuellen Aufwand erfordern würde
• Das Risiko von Datenabflüssen durch unverwaltete Berechtigungen und externen Zugriff minimieren

Lösungen

Gemeinsam mit Swiss IT Professional implementierte die sfb EasyLife 365 Collaboration, um automatisierte Governance, Transparenz und Lifecycle-Steuerung in die Microsoft 365-Lernplattform zu integrieren. Die Lösung setzt konsistente Sicherheits- und Compliance-Standards durch und hält Microsoft Teams und SharePoint für die Ausbildung flexibel.

Zentrale Funktionen waren:

• Vorlagenbasierte Bereitstellung von Kurs-Teams und SharePoint-Lernräumen mit Namenskonventionen und vordefinierten Einstellungen
• Automatisierte Bestätigungen zu Besitz und Nutzung zur Validierung aktiver Lernräume
• Regelmässige Zugriffsprüfungen für Mitgliedschaften und Berechtigungen
• Richtlinienbasierte Archivierung oder Entfernung inaktiver oder nicht bestätigter Lernräume
• Kontrollierter Gastzugriff über definierte Gastvorlagen und Einladungsrichtlinien

Ergebnisse

EasyLife 365 Collaboration ermöglicht der sfb eine sichere, skalierbare und kosteneffiziente Microsoft-365-Bildungsplattform mit minimalem Administrationsaufwand – auch bei weiter wachsender Nutzung.

Wesentliche Ergebnisse waren:

• Sicheres Wachstum auf fast 2.000 Teams – ohne zusätzliche IT-Belastung
• Einheitliche Qualität der Lernräume durch konsistente, vorlagenbasierte Erstellung
• Geringeres Risiko durch reduzierte Sonderkonfigurationen und streng kontrollierten Gastzugriff
• Einsparungen von über 15.000 CHF und rund einem Monat Entwicklungszeit
• Sehr positives Feedback von Nutzenden und Implementierungspartnern zur Benutzerfreundlichkeit und zum Support