Herausforderungen

Die Katholische Stiftungshochschule München ist eine Hochschule mit Schwerpunkt auf Sozialwissenschaften, Bildung und verwandten Disziplinen. Im Rahmen ihrer digitalen Transformation setzt die Hochschule auf Microsoft 365, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Lehre in akademischen und administrativen Bereichen zu unterstützen.

Mit rund 3.000 Nutzerinnen und Nutzern, mehr als 130 Teams und über 200 Gastkonten benötigte die Hochschule eine skalierbare Lösung, um Microsoft 365 sicher, strukturiert und effizient zu verwalten.

Wesentliche Herausforderungen waren:

• Fehlende Self-Service-Möglichkeiten für Studierende und Mitarbeitende zur eigenständigen Erstellung und Verwaltung von Teams
• Hoher IT-Aufwand durch manuelle Provisionierung und Administration
• Unzureichende Governance- und Lifecycle-Management-Prozesse für Teams, Eigentümer, Mitgliedschaften und Berechtigungen
• Komplexes Gastmanagement ohne automatisierte Bereinigung inaktiver Gastkonten
• Risiko unkontrollierter Umgebungen, ungenutzter Teams, fehlender Verantwortlichkeiten und Shadow IT

Lösungen

Gemeinsam mit blu Systems implementierte die Katholische Stiftungshochschule München EasyLife 365 Collaboration, um strukturierte Governance, Automatisierung und moderne Self-Service-Funktionen innerhalb von Microsoft 365 einzuführen.

Zentrale Funktionen waren:

• Self-Service-Provisionierung für Teams innerhalb definierter Governance-Richtlinien
• Automatisiertes Lifecycle- und Gastmanagement für Teams und Gastkonten
• Regelmässige Reviews von Eigentümern, Mitgliedschaften und Berechtigungen
• Automatisierte Bereinigung inaktiver Teams und Nutzerkonten
• Klare Governance-Prozesse zur Stärkung von Verantwortlichkeit und Ownership bei den Nutzenden

Ergebnisse

Mit EasyLife 365 Collaboration profitiert die Katholische Stiftungshochschule München heute von einer strukturierten, sicheren und nutzergetriebenen Kollaborationsumgebung, die sowohl akademische als auch administrative Anforderungen unterstützt.

Wesentliche Ergebnisse waren:

• Mehr als 3.000 Nutzerinnen und Nutzer in Microsoft 365 unterstützt
• Strukturierte Governance für über 130 Teams etabliert
• Sichere und kontrollierte Verwaltung von mehr als 200 Gastkonten ermöglicht
• IT-Aufwand durch Self-Service und Automatisierung deutlich reduziert
• Akzeptanz und Nutzung von Microsoft Teams bei Studierenden und Mitarbeitenden erhöht
• Sicherheit, Compliance und Ownership innerhalb der Kollaborationsumgebung verbessert