Herausforderungen

GESCO SE ist eine strategische Industrieholding, die mehrere eigenständig operierende mittelgrosse Unternehmen aus den Bereichen Materialveredelung und Distribution, Health Care und Life Science sowie industrielle Infrastruktur vereint. Während jede Tochtergesellschaft autonom arbeitet, nahm die gruppenweite Zusammenarbeit kontinuierlich zu und damit auch die Komplexität, gemeinsame Arbeitsbereiche in einer Microsoft 365-Umgebung verlässlich zu steuern. Mit 164 Teams-Arbeitsbereichen und 470 Nutzern wurde es zunehmend schwieriger, klare und sichere Strukturen aufrechtzuerhalten. Uneinheitliche Teams-Strukturen, inkonsistente Berechtigungen und redundante Arbeitsbereiche führten zu erheblichen Governance- und Compliance-Risiken und erhöhten den IT-Aufwand deutlich.

Wesentliche Herausforderungen waren:

• Die Balance zwischen Autonomie und einer einheitlichen Struktur in einer gemeinsamen Microsoft 365-Umgebung
• Sicheres Self-Service für die Erstellung und Verwaltung von Teams in Microsoft Teams, ohne den Überblick zu verlieren
• Klare Zugriffsrechte, transparente Berechtigungen und standardisierte Governance für alle Arbeitsbereiche
• Wachsende Zahlen an Teams, SharePoint-Websites und Gastkonten effizient steuern, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand
• Komplexität und Sicherheitsrisiken reduzieren, die durch uneinheitliche Kollaborationsstrukturen entstanden

Lösungen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, arbeitete GESCO SE mit der bitery GmbH & Co. KG zusammen und führte EasyLife 365 Collaboration ein. Die Lösung brachte Transparenz, Struktur und Governance in die gesamte Microsoft 365-Umgebung und ermöglichte den Tochtergesellschaften eigenständiges Arbeiten bei gleichzeitig zentraler Kontrolle durch die Holding.

Zentrale Funktionen waren:

• Zentral definierte Governance-Regeln für alle Kollaborationsbereiche, während Tochtergesellschaften ihre Teams eigenständig erstellen und verwalten
• Standardisierte Vorlagen für eine strukturierte und einheitliche Erstellung der 164 Teams-Arbeitsbereiche
• Regulierte und nachvollziehbare Zugriffsrechte für interne und externe Zusammenarbeit, einschliesslich rund 60 Gastkonten
• Automatisierte Governance mit regelmässigen Reviews, Erkennung ungenutzter Teams und Bereinigung ohne manuellen Aufwand
• Nahtlose Integration mit Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive

Ergebnisse

Mit EasyLife 365 Collaboration etablierte GESCO SE ein sicheres, skalierbares und effizientes Kollaborationsmodell für die gesamte Unternehmensgruppe.

Wesentliche Ergebnisse waren:

• Erhöhte Microsoft Teams Nutzung – Teams entwickelte sich von einem Nischentool zur zentralen Kommunikationsplattform
• Ein klar strukturierter Team-Lifecycle – eine Analyse zeigte, dass 70% der früheren Teams nicht mehr genutzt wurden, während neue Teams von Beginn an kontrolliert und strukturiert bereitgestellt werden
• Sichere Zusammenarbeit zwischen Tochtergesellschaften und mit externen Gästen unter einheitlichen Governance-Regeln
• Transparente und effiziente Kommunikation zwischen der Holding und ihren Tochterunternehmen