Herausforderungen

Der VSE, der mehr als 90% der Schweizer Stromversorgung repräsentiert, ist auf die Zusammenarbeit mit externen Expertinnen und Experten sowie Mitgliedern angewiesen. Doch das schnelle Wachstum von Teams, SharePoint-Websites und Gastkonten brachte Sicherheits- und Governance-Risiken mit sich, die sowohl die Produktivität als auch sensible Daten gefährdeten.

Zentrale Herausforderungen waren:

• Selektiver Zugriff für externe Partner, ohne interne Daten offenzulegen
• Komplexe Berechtigungsmodelle, die schwer konsistent zu pflegen waren
• Wachsende Zahl an Teams und Gastkonten mit steigender Fehleranfälligkeit
• Sicherheitsrisiken durch unkontrollierten externen Zugriff
• Geringere Produktivität durch manuelle Verwaltung von Konten und Gästen

Lösungen

Um diese Herausforderungen zu meistern, arbeitete der VSE mit ACE digital solutions AG zusammen und führte EasyLife 365 Collaboration ein. Die Lösung integriert sich nahtlos in Microsoft Teams, SharePoint und Entra ID und sorgt für Automatisierung, Lifecycle-Kontrolle und klare Verantwortlichkeiten für interne wie externe Zusammenarbeit.

Die wichtigsten Funktionen:

• Strukturiertes Gastbenutzermanagement mit automatischer Bereinigung inaktiver Konten
• Regelmässige Zugriffsüberprüfungen zur Validierung von Mitgliedschaften, Gastberechtigungen und Freigaben
• Lifecycle-Automatisierung zur Überwachung, Archivierung oder Löschung ungenutzter Teams und Websites
• Delegierte Verantwortung: Abteilungen und Gremien verwalten ihre eigenen Arbeitsbereiche, während die IT Governance-Regeln setzt und die Übersicht behält
• Einheitliche Governance für alle Kommissionen und Arbeitsgruppen

Ergebnisse

Mit EasyLife 365 Collaboration erreichte der VSE eine sichere, effiziente und skalierbare Zusammenarbeit in der gesamten Organisation.

Die wichtigsten Ergebnisse:

• Compliance ist automatisch in Berechtigungen, Mitgliedschaften und Gastzugänge integriert
• Deutliche Zeitersparnis für die IT durch automatisierte Lifecycle-Verwaltung und Überprüfungen
• Volle Transparenz und Kontrolle über interne und externe Benutzer in allen Abteilungen
• Sichere Zusammenarbeit mit externen Expertinnen und Experten, ohne interne Daten zu gefährden